Alfresco Open Source ECM

Alfresco is de wereldwijde marktleider op het gebied van Open Source Enterprise Content Management (ECM). Het biedt een flexibel en schaalbaar platform dat de combinatie biedt tussen open source en de stabiliteit van een enterprise platform. Het is een voordelig alternatief voor vaak vele male duurdere legacy ECM systemen zoals Sharepoint, Filenet en Documentum.

Het platform bestaat uit meerdere onderdelen:

Document management

Met Alfresco Document Management kunt u op een gebruiksvriendelijke manier documenten beheren. Door middel van functies als versiebeheer, in- en uitchecken en beheer van metadata kunnen gebruikers de gehele lifecycle van documenten beheren binnen Alfresco.

Features:

– Shared drive:
Door gebruik te maken van het CIFS-protocol kunnen gebruikers documenten in Alfresco plaatsen en wijzigen zoals ze gewend zijn op een netwerkschijf.

– Integratie met MS Office:
Alfresco heeft een koppeling beschikbaar met MS Office en Open Office zodat u al uw documenten van uw Office applicatie direct kunt opslaan en bewerken in Alfresco. Daarnaast ondersteunt Alfresco .msg extensie, deze extensie wordt gebruikt door Outlook wanneer u een e-mail wilt opslaan.

– Content rules:
Door middel van Content Rules te plaatsen kunt u automatisch acties laten uitvoeren op basis van business rules. Dit geeft u de mogelijkheid om automatisch documenten te transformeren naar PDF-A of documenten op basis van metadata te verplaatsen naar een juiste gebruiker.

Records management

Alfresco Records Management is als enige Open Source ECM systeem Dod 5015.02 gecertificeerd; dit is de wereldwijde standaard op het gebied van Records Management.  Hierdoor kunnen organisaties alle archiefwaardige bestanden gemakkelijk vastleggen, classificeren, controleren en vernietigen en dit tegen een fractie van de kosten die een organisatie betaald voor een traditionele oplossing.

Collaboration

Met Alfresco Share kunt u in projecten werken met interne en externe gebruikers. Elke gebruiker heeft een persoonlijke site die gevormd kan worden met eigen dashlets zodat u duidelijk te zien krijgt wat u wilt zien. Daarnaast kunnen diverse projectsites en teamsites gebouwd worden, waardoor de samenwerking binnen en buiten de organisatie gestimuleerd wordt. Dit wordt gedaan door middel van Links, Document Library, Site kalenders, Blogs, Tagging en Virtuele teams.

Features:

– Document library:
Documenten behorend bij een teamsite of projectsite worden opgeslagen bij de site, zodat enkel gebruikers die daartoe geautoriseerd zijn de documenten kunnen lezen.

– Activity feeds:
U krijgt een overzicht met de laatste wijzigingen van de team- of projectsites waar u lid van bent. U kunt door middels van de links direct de documenten openen, gegevens over een collega vinden of reageren op een blog.

Alfresco Content Platform

Alfresco heeft zijn repository gescheiden van de web client door middel van Alfresco Content services. Hierbij voldoet Alfresco aan de nieuwe standaard voor het ontsluiten van content uit de repository genaamd CMIS. Daarnaast blinkt Alfresco uit in het aantal protocollen waardoor het benaderbaar is, zoals: Web Services, REST, WebDav en OpenSearch.

Voordelen Alfresco:

–        Open Source

–        Innovatief

–        Loopt voor op de andere ECM-vendors op het toepassen van nieuwe technologieën

–        Verlaagd de ECM kosten tot 96% vergeleken met legacy ECM systemen als Documentum, Sharepoint en Open Text.